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Bei Versäumnissen drohen Bußgelder und Sanktionen

Der Umgang mit betrieblichen und geschäftlichen Unterlagen

«Dass Geschäftspapiere aufzubewahren sind, also Angebote, Rechnungen, Briefe und Kündigungen, wissen die meisten. Das gleiche gilt aber auch für steuerlich relevante E-Mails. Wirtschaftsprüfer sind dazu verpflichtet, nicht ordnungsgemäß archivierte digitale Daten zu ahnden. Die Strafen bei fehlenden Dokumenten in der E-Mail-Archivierung können hoch ausfallen», sagt Harald Krekeler, Geschäftsführer des Softwarebüros Krekeler.

Gesetzliche Grundlage ist die seit 2017 geltende GoBD

So müssen auch Geschäftsunterlagen in Form von E-Mails sechs bis zehn Jahre digital archiviert werden - und dürfen dabei nicht nachträglich veränderbar sein. Gesetzliche Grundlage dafür ist die seit 2017 geltende GoBD (Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff).

«Eine einfache Dateiablage im Verzeichnisbaum reicht aber nicht aus. Mit einer professionellen Archivierungssoftware, lassen sich die Unterlagen bequem verwalten und vor Manipulationen schützen. Die Daten werden mit einem nachvollziehbaren Index versehen und sind jederzeit abrufbar.

Hilfe durch elektronisches Dokumentenmanagement

Eingehende E-Mails und Anhänge lassen sich bequem von Outlook per Drag-and-Drop in Office Manager überführen. Sie werden dort automatisiert kontextbezogen in Kunden- oder Vorgangsakten archiviert, da alle Dateien mit durchsuchbarem Text von Office Manager im Volltext indexiert werden.

Der Office Manager Enterprise zum Beispiel erkennt ein zuvor definiertes Merkmal, beispielsweise eine im Betreff oder Inhalt enthaltene Kundennummer, und legt die E-Mail automatisch in der entsprechenden Kundenakte ab.

Mit dem Office Manager schlagen insbesondere Klein- und Mittelständler gleich zwei Fliegen mit einer Klappe, denn man hat gleichzeitig die Anforderungen der Datenschutzgrundverordnung (DSGVO) im Griff. Bekanntlich müssen seit Mai alle Unternehmen europaweit Daten- und Informationsprozesse dokumentieren und nachweisbar machen.

Auch wenn kleine und mittlere Unternehmen von einer Reihe an Anforderungen befreit sind, so trifft das nicht auf die Regelung von Zugriffsrechten auf Daten, die Verfügbarkeit von Daten sowie deren Revisionssicherheit zu.

Mit dem Office Manager Enterprise lassen sich diese Anforderungen umfassend erfüllen, da hier Zugriffsrechte von Mitarbeitern auf Informationen geregelt werden, Daten jederzeit auf Knopfdruck zur Verfügung stehen, Dokumente oder Informationen revisionssicher gespeichert und bei Bedarf auch nachweislich löschbar sind.

Letzteres unter Berücksichtigung gesetzlicher Aufbewahrungsfristen steuerrelevanter Belege. Verstöße werden mit Bußgeldern und Sanktionen belegt, die bis zu 20 000 Euro oder vier Prozent des jährlichen Gesamtumsatz, je nachdem was im Einzelfall höher ist, ausmachen können.

Wer nach den gesetzlichen Vorgaben Geschäftsunterlagen archivieren will, kommt um ein elektronisches Dokumentenmanagement kaum herum. nd

Weitere Informationen unter www.officemanager.de

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