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Eingescannte Rechnungen und Verträge

Über Echtheit und Beweiskraft vor dem Finanzamt

Eine Firma scannt sämtliche Belege ein und vernichtet die Originale, um Platz im Büro zu sparen. Kann das Finanzamt die digitalen Kopien anzweifeln? Wie beweiskräftig sind eingescannte Dokumente? In der Praxis gibt es dazu oft widersprüchliche Aussagen.

35 Milliarden Rechnungen verschicken deutsche Unternehmen jedes Jahr. Nach dem Gesetz müssen Steuerunterlagen zehn Jahre lang aufbewahrt werden. Die Verpflichtung, Steuerunterlagen (nicht Bilanzen und Abschlüsse) mindestens zehn Jahre lang aufzubewahren, lässt sich grundsätzlich auch mit elektronischen Kopien erfüllen (siehe §§ 239 Abs. 4 und 257 Abs. 3 HGB, § 147 Abs. 2 AO). Archivierte Buchungsbelege müssen dabei »bildlich« mit dem Original übereinstimmen, was im Falle einer EDV-Archivierung einen Scan oder ein Foto bedeutet - abschreiben reicht nicht.

Das »ersetzende Scannen«, wie es heißt, wenn das Original nach der Umwandlung in eine Datei vernichtet wird, ist aber auf dem Vormarsch. Pro Jahr landen etwa 26 Milliarden Rechnungen auf der Festplatte - und das Original im Reißwolf. »Doch bis heute ist völlig unklar, welche Beweiskraft solche gescannten Dokumente haben, wenn die Originale nach dem Scanvorgang weggeworfen wurden«, sagt der Rechtswissenschaftler Alexander Roßnagel vom Institut für Wirtschaftsrecht der Universität Kassel. Es gebe zu dieser Rechtslage auch noch kein einziges Urteil.

Eine gescannte Rechnung ist genau wie eine Fotokopie ein »Beweismittel des Augenscheins« und unterliegt der freien Beweiswürdigung des Richters. Sie ist keine Urkunde im juristischen Sinn, aber das ist eine Rechnung ohne Unterschrift auch nicht, dennoch ist es üblich, dass sie nicht angezweifelt wird.

Der Rechtswissenschaftler Alexander Roßnagel griff nun zu einer ungewöhnliche Maßnahme: In Nürnberg wurden 14 Gerichtsverhandlungen mit echten Richtern und Sachverständigen simuliert. In allen Fällen seien die eingescannten Dokumente von den Richtern als Beweismittel anerkannt worden, so das Fazit des Projektleiters Roßnagel.

Bei der Studie in Kooperation mit einem IT-Dienstleister ging es in sieben Fällen um Zivilklagen mit abweichenden Versionen von Verträgen. Das Gericht musste entscheiden, ob das eingescannte Dokument oder die Papierversion mehr Beweiskraft hat.

Das Ergebnis: Je sorgfältiger ein Dokument eingescannt worden war, desto glaubwürdiger stufte der Richter die Dateien ein. Es ist daher zu digitalen Signaturen zu raten. Anhand dieser lasse sich auslesen, wer das ursprüngliche Papierdokument wann und auf welche Weise elektronisch gespeichert habe. Einfluss auf einen positiven Ausgang der simulierten Verfahren hatte auch, ob die Belege vor Manipulationen geschützt waren.

In sieben weiteren Fällen stritten sich Unternehmen mit dem Finanzamt um digitale Belege. Das Ergebnis: Wurden die strittigen Belege für die Unternehmen von externen Dienstleistern wie Steuerberatern eingescannt, hatte das Gericht so gut wie keine Zweifel an deren Echtheit. Unternehmen sollten beim Scannen außerdem die Empfehlungen des Bundesamtes für Sicherheit in der Informationstechnik (BSI) beachten.

»Im Regelfall dürften aber selbst die eigenhändig ohne besondere Vorkehrungen eingescannten Belege nicht zu einem Rechtsnachteil führen«, betonte der Vorsitzende Richter am Finanzgericht Berlin-Brandenburg, Ulrich Schwenkert, der bei diesem Pilotprojekt die Fälle vor dem Finanzgericht »verhandelte«.

Natürlich sind die 14 Urteile dieses Pilotprojekts nicht rechtsverbindlich. Ergo: Wer seine Originale zehn Jahre aufbewahrt, ist in dem Falle auf der sicheren Seite. Agenturen/nd

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